Title: Invitation of Tenders
Organization: Allama Iqbal Open University (AIOU)
Project Name: Supply and Installation of New HVAC and Chiller System
Location: Islamabad, Pakistan
Deadline for Submission: [Insert Deadline Date]
About Us:
Allama Iqbal Open University (AIOU) is a leading educational institution in Pakistan, renowned for its commitment to providing accessible and quality education through distance learning. Established in 1974, AIOU has grown into one of the largest universities in Asia, catering to students from diverse backgrounds across the country and beyond.
As part of our ongoing efforts to enhance the infrastructure and facilities at our main campus in Islamabad, we are inviting sealed tenders from eligible contractors and suppliers for the supply and installation of a new HVAC (Heating, Ventilation, and Air Conditioning) and chiller system. This project aims to ensure a comfortable and conducive environment for students, faculty, and staff by upgrading our existing cooling and ventilation systems.
This is an excellent opportunity for experienced HVAC contractors, engineering firms, and equipment suppliers to collaborate with a prestigious educational institution and contribute to the modernization of its facilities.
Scope of Work:
The tender encompasses the following key activities:
- Supply of Equipment:
- Procurement and delivery of high-quality HVAC units and chillers that meet international standards.
- Ensuring compatibility with existing electrical and mechanical systems at the university.
- Installation Services:
- Professional installation of HVAC and chiller systems in designated areas of the campus.
- Conducting thorough testing and commissioning to ensure optimal performance.
- Maintenance and Support:
- Providing a comprehensive warranty and maintenance plan for the installed systems.
- Offering technical support and training to university staff for system operation and troubleshooting.
- Compliance and Documentation:
- Adhering to all relevant safety, environmental, and regulatory standards during the project.
- Submitting detailed documentation, including operation manuals, warranties, and certifications.
Key Responsibilities of Contractors:
- Deliver goods and services within the specified timeline and budget.
- Ensure compliance with technical specifications and quality standards outlined in the tender documents.
- Provide post-installation support, including calibration, maintenance, and training.
- Maintain transparency and professionalism throughout the contract period.
Eligibility Criteria for Bidders:
- General Requirements:
- Bidders must be registered companies or firms with valid licenses to operate in Pakistan.
- A minimum of 5 years of experience in HVAC supply and installation projects is required.
- Financial Stability:
- Bidders should demonstrate financial stability and the ability to undertake large-scale projects.
- Submission of audited financial statements for the last three years is mandatory.
- Technical Expertise:
- Proven expertise in HVAC system design, supply, and installation.
- Availability of skilled personnel and modern equipment to execute the project.
- Past Performance:
- Bidders must provide references and evidence of successful completion of similar projects.
- Certificates of appreciation or awards from previous clients will be considered favorably.
- Compliance with Regulations:
- Adherence to all applicable laws, regulations, and environmental standards.
- Commitment to ethical practices and anti-corruption policies.
Tender Submission Process:
- Document Acquisition:
- Interested parties can obtain the tender documents by visiting the procurement office of Allama Iqbal Open University in Islamabad during working hours.
- Alternatively, documents may be downloaded from the official website of AIOU.
- Pre-Tender Meeting:
- A pre-tender meeting will be held on [Insert Pre-Tender Meeting Date] at the university’s procurement office to address queries and clarify requirements.
- Attendance is optional but highly recommended.
- Submission Guidelines:
- Completed tender documents, along with all required attachments, must be submitted in a sealed envelope marked “Tender for HVAC and Chiller System – AIOU.”
- The deadline for submission is [Insert Deadline Date] at [Insert Time]. Late submissions will not be accepted.
- Evaluation Criteria:
- Technical capability (40%)
- Financial proposal (40%)
- Past performance and references (20%)
- Award of Contract:
- The contract will be awarded to the bidder offering the most competitive and technically sound proposal.
- Results will be announced within 15 days of the submission deadline.
Benefits of Participation:
- Prestigious Collaboration: Opportunity to work with a renowned educational institution.
- Long-Term Partnerships: Potential for future contracts based on performance.
- National Impact: Contribution to the development and modernization of educational infrastructure.
- Recognition: Successful bidders will receive acknowledgment for their role in enhancing the university’s facilities.
Important Notes:
- All tenders must be accompanied by a security deposit as specified in the tender documents.
- Allama Iqbal Open University reserves the right to reject any or all tenders without assigning reasons.
- Any discrepancies or ambiguities in the tender process should be clarified before the submission deadline.
For further inquiries, please contact:
Phone: [Insert Contact Number]
Email: [Insert Email Address]
اردو ورژن
عنوان: نئے کام کے لیے تینڈر کا دعوت نامہ
تنظیم: علامہ اقبال اوپن یونیورسٹی (AIOU)
پروجیکٹ کا نام: نئے HVAC اور چلر سسٹم کی فراہمی اور انسٹالیشن
موقع: اسلام آباد، پاکستان
تینڈر جمع کرنے کی آخری تاریخ: [آخری تاریخ درج کریں]
ہمارے بارے میں:
علامہ اقبال اوپن یونیورسٹی (AIOU) پاکستان میں ایک معروف تعلیمی ادارہ ہے، جو دورانیہ تعلیم کے ذریعے قابل رسائی اور معیاری تعلیم فراہم کرنے کے لیے متعهد ہے۔ 1974 میں قائم کی گئی، AIOU ایشیا کی سب سے بڑی یونیورسٹیوں میں سے ایک بن گئی ہے، جو ملک اور اس کے باہر مختلف پس مناظر کے طلباء کی خدمت کرتی ہے۔
ہماری موجودہ کوششوں کے طور پر، ہم اسلام آباد میں ہمارے مرکزی کیمپس کی زیربنی اور سہولیات کو بہتر بنانے کے لیے مختلف کاروباری اداروں، سپلائرز، اور خدمات فراہم کرنے والوں سے نئے HVAC (گرمی، تازہ ہوا، اور ائیر کنڈیشننگ) اور چلر سسٹم کی فراہمی اور انسٹالیشن کے لیے تینڈر کی دعوت دے رہے ہیں۔ یہ پروجیکٹ موجودہ کولنگ اور تازہ ہوا کے نظام کو اپ گریڈ کرکے طلباء، فیکلٹی، اور عملے کے لیے ایک آرام دہ اور معاون ماحول یقینی بنانا ہے۔
یہ ایک بہترین موقع ہے HVAC کے کاروباری اداروں، انجینئرنگ فرموں، اور آلے فراہم کرنے والوں کے لیے ایک معروف تعلیمی ادارے کے ساتھ تعاون کریں اور اس کی سہولیات کی جدیدیت میں حصہ ڈالیں۔
کام کا دائرہ:
تینڈر میں درج ذیل کلیدی سرگرمیاں شامل ہیں:
- آلے کی فراہمی:
- بین الاقوامی معیار کے مطابق اعلی درجے کے HVAC یونٹس اور چلرز کی خریداری اور ترسیل۔
- یونیورسٹی میں موجودہ برقی اور مکینیکل سسٹمز کے ساتھ مطابقت کو یقینی بنانا۔
- نصب کرنے کی خدمات:
- کیمپس کے مخصوص علاقوں میں HVAC اور چلر سسٹمز کی ماہر نصب کاری۔
- بہترین کارکردگی کو یقینی بنانے کے لیے جامع ٹیسٹنگ اور کمیشننگ کرنا۔
- مینٹیننس اور سپورٹ:
- نصب شدہ سسٹمز کے لیے جامع وارنٹی اور مینٹیننس پلان فراہم کرنا۔
- یونیورسٹی کے عملے کو سسٹم کے آپریشن اور مسئلہ حل کے لیے تکنیکی سپورٹ اور تربیت فراہم کرنا۔
- امتثال اور دستاویزات:
- پروجیکٹ کے دوران تمام متعلقہ سلامتی، ماحولیاتی، اور نگرانی کے معیاروں کی پابندی۔
- آپریشن مینوئلز، وارنٹیز، اور سرٹیفکیشنز سمیت تفصیلی دستاویزات جمع کرنا۔
کارخانہ داروں/سپلائرز کی مرکزی ذمہ داریاں:
- مخصوص وقت اور بجٹ کے اندر تمام تفویض کردہ کاموں کو مکمل کرنا۔
- تینڈر کے دستاویزات میں درج ٹیکنیکل مشخصات اور معیاری معیاروں کی پابندی۔
- کیلنبریشن، مینٹیننس، اور تربیت سمیت نصب کرنے کے بعد کی مدد فراہم کرنا۔
- معاہدے کے دوران شفافیت اور پیشہ ورانہ رویہ برقرار رکھنا۔
تینڈر دہندگان کے لیے صلاحیت کی شرائط:
- عام ضروریات:
- تینڈر دہندگان کو پاکستان میں کام کرنے کے لیے درست لائسنس کے ساتھ رجسٹرڈ کمپنیاں یا فرموں ہونا ضروری ہے۔
- HVAC کی فراہمی اور انسٹالیشن پروجیکٹس میں کم از کم 5 سال کا تجربہ ضروری ہے۔
- مالی ثبات:
- تینڈر دہندگان کو مالی ثبات اور بڑے پیمانے کے پروجیکٹس کو اٹھانے کی صلاحیت کا ثبوت دینا ہوگا۔
- پچھلے تین سالوں کے اڈٹ شدہ مالی بیانات جمع کرنا ضروری ہے۔
- ٹیکنیکل ماہری:
- HVAC سسٹم ڈیزائن، فراہمی، اور انسٹالیشن میں ثابت کردہ ماہری۔
- پروجیکٹ کو نافذ کرنے کے لیے مہارت والا عملہ اور جدید آلے کی دستیابی۔
- گذشتہ کارکردگی:
- تینڈر دہندگان کو اسی طرح کے پروجیکٹس کے کامیاب انجام دہی کے حوالے اور ثبوت فراہم کرنا ہوگا۔
- پچھلے کلائنٹس سے تعریف کے سرٹیفکیٹس یا انعامات کو خاص طور پر غور کیا جائے گا۔
- قوانین کی پابندی:
- تمام لاگو قوانین، ضوابط، اور ماحولیاتی معیاروں کی پابندی۔
- اخلاقی رویوں اور ضد بدعنوانی پالیسیوں کا عہد۔
تینڈر جمع کرنے کا عمل:
- دستاویزات کی حصول:
- دلچسپی رکھنے والے افراد علامہ اقبال اوپن یونیورسٹی کے خریداری دفتر سے کام کے دنوں میں تینڈر کے دستاویزات حاصل کر سکتے ہیں۔
- دوسری طرف، دستاویزات AIOU کی سرکاری ویب سائٹ سے ڈاؤن لوڈ کی جا سکتی ہیں۔
- پری تینڈر میٹنگ:
- ایک پری تینڈر میٹنگ [پری تینڈر میٹنگ کی تاریخ درج کریں] کو یونیورسٹی کے خریداری دفتر میں منعقد کی جائے گی تاکہ سوالات کا جواب دیا جا سکے اور ضروریات واضح کی جا سکیں۔
- شرکت اختیاری ہے لیکن بہت ضروری ہے۔
- جمع کرنے کے دستور العمل:
- مکمل تینڈر کے دستاویزات، تمام درخواست کردہ ضمائم کے ساتھ، ایک سیلڈ اینولپ میں جمع کرنا ہوگا جس پر “تینڈر برائے HVAC اور چلر سسٹم – AIOU” لکھا ہو۔
- جمع کرنے کی آخری تاریخ [آخری تاریخ درج کریں] ظہر [وقت درج کریں] ہے۔ دیر سے جمع کردہ تینڈر قبول نہیں کیے جائیں گے۔
- جانچ کے معیار:
- ٹیکنیکل صلاحیت (40%)
- مالی پروپوزل (40%)
- گذشتہ کارکردگی اور حوالے (20%)
- میعاد کا ایوارڈ:
- معاہدہ سب سے زیادہ مقابلہ کش اور ٹیکنیکل طور پر مضبوط پروپوزل پیش کرنے والے تینڈر دہندہ کو دیا جائے گا۔
- نتائج جمع کرنے کی آخری تاریخ کے 15 دنوں کے اندر اعلان کیے جائیں گے۔
شراکت کے فوائد:
- اعزاز جدید تعاون: ایک معروف تعلیمی ادارے کے ساتھ کام کرنے کا موقع۔
- طویل مدتی شراکت داری: کارکردگی کی بنیاد پر مستقبل کے معاہدوں کی امکانات۔
- قومی اثر: تعلیمی زیربنی کی ترقی اور جدیدیت میں حصہ ڈالنا۔
- تشہیر: کامیاب تینڈر دہندگان کو یونیورسٹی کی سہولیات کو بہتر بنانے میں ان کے کردار کے لیے تسلیم کیا جائے گا۔
مہم نوٹس:
- تمام تینڈر کے ساتھ سکیورٹی ڈپازٹ کے طور پر درج تینڈر کے دستاویزات میں مخصوص رقم شامل ہونی چاہیے۔
- علامہ اقبال اوپن یونیورسٹی کو کسی بھی یا تمام تینڈر کو بغیر وجہ بتائے رد کرنے کا حق محفوظ ہے۔
- تینڈر کے عمل میں کسی بھی عدم مطابقت یا ابہام کو جمع کرنے کی آخری تاریخ سے پہلے واضح کرنا چاہیے۔
مزید استفسارات کے لیے، براہ کرم رابطہ کریں:
فون: [رابطہ نمبر درج کریں]
ای میل: [ای میل پتہ درج کریں]
This advertisement provides a comprehensive overview of the tender process for the Supply and Installation of New HVAC and Chiller System at Allama Iqbal Open University, ensuring clarity and accessibility for candidates fluent in both English and Urdu.