Introduction
The Peshawar Electric Supply Company (PESCO) has issued a tender notice for the procurement of a “Fully Managed Email and Website Hosting Solution.” This document serves as a comprehensive guide for potential bidders, outlining the tender details, key requirements, evaluation criteria, and submission procedures.
Tender Overview
- Tender Number: 19/IT
- Description: Fully Managed Email and Website Hosting Solution
- Submission Deadline: 11:00 AM, 26-02-2025
- Opening Date & Time: 11:30 AM, 26-02-2025
- Location: Office of Manager IT, PESCO Shami Road WAPDA House Peshawar
Scope of the Project
The selected bidder will be responsible for providing a fully managed email and website hosting solution for PESCO. This includes, but is not limited to: - Email Hosting: Providing a robust and secure email platform with features such as email accounts, spam filtering, virus protection, and webmail access.
- Website Hosting: Hosting PESCO’s website on a reliable and high-performance server infrastructure with adequate bandwidth, storage, and security measures.
- Technical Support: Offering 24/7 technical support to address any issues or queries related to the hosting services.
- Maintenance and Updates: Ensuring the smooth operation of the hosting environment through regular maintenance, security updates, and performance optimization.
- Data Backup and Recovery: Implementing a robust data backup and recovery plan to safeguard PESCO’s data in case of any unforeseen events.
- Service Level Agreements (SLAs): Meeting agreed-upon service level agreements for uptime, performance, and support response times.
Eligibility Criteria
To be eligible for consideration, bidders must meet the following criteria: - Registration: The bidding company/firm must be registered with the Sales Tax/Income Tax Department.
- Experience: Bidders should have proven experience in providing similar email and website hosting solutions to organizations of comparable size and complexity.
- Technical Expertise: Bidders must demonstrate the technical expertise and resources required to manage and maintain the proposed hosting solution.
- Financial Stability: Bidders should have a sound financial standing to ensure the successful execution of the project.
Tender Submission Procedure
PESCO will adopt a single-stage, two-envelope procedure as per rule 36(b) of the PPRA Rules. The bid submission will consist of two separate envelopes:
- Technical Proposal Envelope:
- Detailed technical specifications of the proposed hosting solution.
- Information about the bidder’s company, including registration details, experience, and technical expertise.
- Proposed implementation plan and timeline.
- Details of technical support and maintenance services.
- Any other relevant technical documentation.
- Financial Proposal Envelope:
- Detailed cost breakdown of the proposed hosting solution, including all applicable taxes.
- Pricing should be firm and final, without any foreign exchange implications.
Instructions for Envelope Marking: - Both envelopes must be clearly marked as “FINANCIAL PROPOSAL” and “TECHNICAL PROPOSAL” in bold and legible letters.
Submission Deadline and Opening: - Bids must be received in the office of Manager IT, PESCO, no later than 11:00 AM on 26-02-2025.
- Only the “TECHNICAL PROPOSAL” envelope will be opened initially at 11:30 AM on the same day in the presence of participants or their authorized representatives.
- The “FINANCIAL PROPOSAL” envelope will remain unopened and in PESCO’s custody until the technical evaluation is completed.
- Bidders will be informed of the date, time, and venue for the public opening of the financial proposals.
Terms and Conditions - Taxes: Quoted fees should be inclusive of all taxes.
- Detailed Terms: Detailed terms and conditions are provided in the bidding/tender documents.
- Price Validity: Prices should be firm and final, without any foreign exchange implications.
- Bank Guarantee: A bank guarantee of 2% of the total tender value, valid for 90 days, is required in the form of a bank guarantee, call deposit, or pay order issued by a scheduled bank of Pakistan.
- Tender Fee: A non-refundable fee of Rs. 3,000/- is required per tender document, payable at the office of Manager IT, PESCO, during office hours until one day prior to the tender opening.
- Manual Submission: Tenders must be submitted manually and dropped in the tender box at the specified date and time. Bidders should ensure their bids are submitted well in time.
- No Tender Sale on Opening Date: No tender documents will be sold on the tender opening date.
- Sales Tax Registration: A copy of the bidder’s sales tax registration certificate must be submitted at the time of tender document issuance and with the bid schedule.
- Conditional Bids: Conditional tenders/bids will not be accepted.
- Holiday/Strike Contingency: If the tender opening date is declared a public holiday or if a strike or any unforeseen event occurs, the tender will be opened on the next working day at the same time and venue.
Tender Document Acquisition
Tender documents can be obtained from the office of Manager IT, PESCO, upon payment of the non-refundable fee of Rs. 3,000/-.
Website Information
This tender advertisement is also available on the PPRA website (www.ppra.org.pk) and the PESCO website (www.pesco.com.pk).
Contact Information
For any queries or further information, bidders can contact the Manager IT, PESCO HQ, Peshawar.
Disclaimer
This document is for informational purposes only and does not constitute a legal offer or contract. Bidders are advised to refer to the official tender documents for complete and detailed information.
Conclusion
This tender notice presents a valuable opportunity for eligible bidders to contribute to PESCO’s technological advancement by providing a robust and reliable email and website hosting solution. Bidders are encouraged to carefully review the tender requirements, prepare comprehensive proposals, and submit their bids within the stipulated timeframe. By adhering to the guidelines and demonstrating their expertise, bidders can enhance their chances of securing this lucrative contract.
ہم اور آپ۔۔۔ ایک روشن ساتھ
پشاور الیکٹرک سپلائی کمپنی (پیسکو) ٹینڈر نوٹس
پیسکو مہر بند ای او آئی / ٹینڈر نمبر 19/IT کے ذریعے معروف کمپنی/فرم سے ٹیبلڈ سروسز حاصل کرنے کے لیے درخواستیں مطلوب ہیں۔ کمپنی/فرم کا سیلز ٹیکس / انکم ٹیکس ڈیپارٹمنٹ کے ساتھ رجسٹرڈ ہونا لازمی ہے۔ درج ذیل کام کے لیے درخواست جمع کرانے کی آخری تاریخ 26-02-2025 بوقت 11:00 ہے۔
ٹینڈر نمبر۔ تفصیل کھولنے کی تاریخ اور وقت
19/IT مکمل طور پر منظم ای میل اور ویب سائٹ ہوسٹنگ 26-02-2025 11:30 AM
حل۔
بولییں مینیجر آئی ٹی، پیسکو کے دفتر میں مذکورہ تاریخ اور وقت تک موصول ہو جائیں گی اور کمیٹی کی جانب سے شرکاء یا ان کے مجاز نمائندوں کی موجودگی میں کھولی جائیں گی جو مینیجر آئی ٹی، پیسکو شامی روڈ واپڈا ہاؤس پشاور کے دفتر میں شرکت کرنا چاہتے ہیں۔
شرائط و ضوابط
- پی پی آر اے رول 36(b) کے مطابق، سنگل سٹیج ٹو انویلپ طریقہ کار اپنایا جائے گا، بولی ایک ہی پیکج پر مشتمل ہوگی جس میں دو لفافے ہوں گے۔ ہر لفافے میں مالیاتی تجویز اور تکنیکی تجویز الگ الگ شامل ہوں گی۔
- لفافوں پر الجھن سے بچنے کے لیے واضح اور پڑھے جانے والے حروف میں “FINANCIAL PROPOSAL” اور “TECHNICAL PROPOSAL” نشان زد کیا جائے گا۔
- ابتدائی طور پر، صرف “TECHNICAL PROPOSAL” والا لفافہ کھولا جائے گا۔
- “FINANCIAL PROPOSAL” والا لفافہ بغیر کھولے پیسکو آئی ٹی ڈائریکٹوریٹ کی تحویل میں رہے گا۔
- بولیوں کی مالیاتی تجاویز ایک مقررہ وقت، تاریخ اور جگہ پر عوامی طور پر کھولی جائیں گی جس کا اعلان پیشگی طور پر بولی دہندگان کو کیا جائے گا۔
- مذکورہ فیس تمام قسم کے ٹیکسوں سمیت ہونی چاہیے۔
- تفصیلی شرائط و ضوابط بولی/ٹینڈر دستاویزات میں ذکر کیے جائیں گے۔
- قیمتیں مستحکم اور حتمی ہونی چاہئیں جن میں کسی قسم کا کوئی غیر ملکی زر مبادلہ شامل نہ ہو۔
- ٹینڈر کے ساتھ کل ٹینڈر ویلیو کا کم از کم 2% (دو فیصد) بینک گارنٹی منسلک ہونی چاہیے جو کہ 90 دن کے لیے کارآمد ہو اور جو کسی شیڈول بینک آف پاکستان کی جانب سے جاری کردہ بینک گارنٹی/کال ڈپازٹ یا پے آرڈر کی صورت میں ہو۔
- ٹینڈر فارم مینیجر آئی ٹی پیسکو کے دفتر سے ٹینڈر کھولنے کی تاریخ سے ایک دن پہلے تک کسی بھی دفتری اوقات میں 3000/- روپے فی ٹینڈر کی ناقابل واپسی رقم کی ادائیگی پر حاصل کیا جا سکتا ہے۔
- ٹینڈر دستی طور پر موصول کیے جائیں گے اور مذکورہ تاریخ اور وقت پر ٹینڈر باکس میں ڈالے جائیں گے تاہم نمائندہ کھولنے کی تاریخ اور وقت پر موجود ہونا چاہیے۔ بولی دہندہ کو یقینی بنانا چاہیے کہ اس کی بولی وقت پر ٹینڈر باکس میں ڈالی گئی ہے۔
- ٹینڈر کھولنے کی تاریخ کو کوئی ٹینڈر فروخت نہیں ہوگا۔
- سیلز ٹیکس ڈیپارٹمنٹ کے ساتھ رجسٹریشن کی ایک کاپی ٹینڈر دستاویزات کے اجراء کے وقت اور آپ کے بولی شیڈول کے ساتھ پیش کی جانی چاہیے۔
- مشروط ٹینڈر / بولی قبول نہیں کی جائے گی۔
- اگر حکومت پاکستان کی جانب سے چھٹی کا اعلان کیا جاتا ہے، پیسکو میں ہڑتال یا کسی اور وجہ سے جس کی وجہ سے دفتر مذکورہ شیڈول ٹینڈر کھولنے کی تاریخ کو بند رہتا ہے تو ٹینڈر اگلے کام کے دن اسی وقت اور جگہ پر کھولا جائے گا۔
نوٹ: یہ ٹینڈر اشتہار پی پی آر اے ویب سائٹ www.ppra.org.pk اور پیسکو ویب سائٹ: www.pesco.com.pk پر بھی دستیاب ہے۔
منیجر آئی ٹی،
پیسکو ہیڈکوارٹر، پشاور ڈی جی پی آر:57/24-25