A well-established and thriving Housing Society, strategically located at Scheme-33 in Karachi, is urgently seeking a dedicated and experienced professional to join their team as a Society Admin Manager. This is a crucial role responsible for assisting the Society in managing its overall administration, including vital liaison with utility companies and relevant government departments.
This presents an excellent opportunity for a proactive and organized individual with a strong administrative background to contribute to the efficient and smooth functioning of a reputable housing society. If you possess the required qualifications, experience, and a commitment to effective administration and stakeholder management, we encourage you to apply for this urgent opening.
Position: Society Admin Manager
Location: Scheme-33, Karachi
Responsibilities:
The Society Admin Manager will play a key role in the day-to-day administrative operations of the Housing Society. The responsibilities include, but are not limited to:
- General Administration: Overseeing and managing the general administrative functions of the Society, ensuring efficiency and adherence to established procedures and policies. This includes managing office operations, record-keeping, and general correspondence.
- Liaison with Utility Companies: Serving as the primary point of contact and maintaining effective liaison with various utility companies (such as electricity, water, gas, and telecommunications providers) to address society-related issues, facilitate service provision, and ensure timely resolution of any concerns.
- Liaison with Government Departments: Establishing and maintaining positive relationships and effective communication with relevant government departments and agencies to handle society-related matters, ensure compliance with regulations, and facilitate necessary approvals and processes.
- Resident Grievance Handling: Serving as a point of contact for residents’ administrative queries and grievances, ensuring timely and appropriate resolution of issues in a professional and courteous manner.
- Record Management: Maintaining accurate and organized records of society affairs, including resident data, financial transactions (in coordination with the finance department), correspondence, and meeting minutes.
- Facility Management Coordination: Collaborating with the facility management team to ensure the upkeep and maintenance of society infrastructure, common areas, and amenities, addressing any administrative aspects related to these functions.
- Meeting Coordination: Assisting in the organization and coordination of society meetings, including preparing agendas, circulating notices, and recording minutes.
- Communication Management: Facilitating effective communication between the Society management, residents, and external stakeholders through various channels (e.g., notices, circulars, email).
- Vendor Management Support: Assisting in the administrative aspects of vendor management, including maintaining vendor records and processing related documentation.
- Compliance and Regulatory Affairs: Ensuring that the Society’s administrative operations comply with relevant rules, regulations, and legal requirements.
- Support to Management Committee: Providing administrative support to the Society’s Management Committee in the execution of their duties and initiatives.
- Other Administrative Tasks: Undertaking any other administrative tasks and responsibilities as assigned by the Society management.
Qualifications:
Candidates applying for the Society Admin Manager position must possess the following qualification:
- Graduate, or Equivalent: A Bachelor’s degree from a recognized institution in any relevant discipline (such as Business Administration, Public Administration, Management, or Social Sciences) or an equivalent qualification.
Experience:
Ideal candidates should have a proven track record in performing similar administrative functions:
- 5 to 10 years of performing similar functions: A minimum of five to ten years of demonstrable experience in managing administrative operations, preferably within a housing society, property management organization, or a similar setup involving liaison with external agencies and resident interaction.
Age:
The preferred age range for this position offers some flexibility:
- 45 to 55 years (flexible): Candidates within the age bracket of 45 to 55 years are preferred, although the upper limit may be flexible for exceptionally qualified and experienced candidates.
Salary & Benefits:
The Housing Society offers a competitive compensation package:
- Salary: Rs. 80,000 to 100,000/- with other benefits: The selected candidate will receive a monthly salary ranging from PKR 80,000 to PKR 100,000, commensurate with their qualifications and experience, along with other benefits as per the Society’s policy.
Preference:
The Housing Society will give preference to certain candidates:
- Preference will be given to retired personnel of Law Enforcement Agencies and nearby residents: Retired personnel from Law Enforcement Agencies (such as Police, Rangers, etc.) who possess relevant administrative experience and residents living in the vicinity of Scheme-33 will be given preference.
How to Apply:
Interested and qualified candidates are urged to apply for this urgent requirement by submitting the following documents via email to the address provided below:
- Detailed CV: A comprehensive Curriculum Vitae (CV) or resume outlining your educational qualifications, professional experience (including specific roles and responsibilities), and any other relevant skills and information.
- Copy of CNIC: A clear and legible copy of your Computerized National Identity Card (CNIC).
- Recent Photograph: A recent passport-sized photograph for identification purposes.
Please send your application to the following email address:
hiring4society@gmail.com
Important Notes:
- Please ensure that all the required documents are attached to your email application. Incomplete applications may not be considered.
- Clearly mention the position “Society Admin Manager” in the subject line of your email.
- The Housing Society is looking for candidates who can join at the earliest. Therefore, prompt application is encouraged.
- Only shortlisted candidates will be contacted for further مراحل of the selection process, which may include interviews.
- The Housing Society reserves the right to make the final selection based on merit and the specific requirements of the position.
This is an excellent opportunity for a mature and experienced administrative professional to take on a responsible role within a well-regarded Housing Society in Karachi. If you meet the qualifications and are looking for an urgent opening with a competitive salary and benefits, we encourage you to apply immediately. Your skills and experience will be invaluable in ensuring the smooth and efficient administration of the Society and contributing to the well-being of its residents.
فوری ضرورت: سوسائٹی ایڈمن منیجر – اسکیم 33، کراچی میں واقع ہاؤسنگ سوسائٹی!
کراچی کے اسکیم 33 میں واقع ایک اچھی طرح سے قائم اور ترقی پذیر ہاؤسنگ سوسائٹی کو فوری طور پر ایک پرعزم اور تجربہ کار پیشہ ور کی ضرورت ہے جو ان کی ٹیم میں سوسائٹی ایڈمن منیجر کے طور پر شامل ہو۔ یہ ایک اہم کردار ہے جو سوسائٹی کو اپنے مجموعی انتظامی امور کے انتظام میں مدد کرنے کا ذمہ دار ہے، جس میں یوٹیلیٹی کمپنیوں اور متعلقہ سرکاری محکموں کے ساتھ اہم رابطہ کاری بھی شامل ہے۔
یہ ایک فعال اور منظم فرد کے لیے ایک بہترین موقع ہے جس کے پاس مضبوط انتظامی پس منظر ہو اور وہ ایک معتبر ہاؤسنگ سوسائٹی کے موثر اور ہموار کام کاج میں اپنا حصہ ڈال سکے۔ اگر آپ مطلوبہ قابلیت، تجربہ اور موثر انتظامیہ اور اسٹیک ہولڈر مینجمنٹ کے لیے عزم رکھتے ہیں، تو ہم آپ کو اس فوری افتتاحی آسامی کے لیے درخواست دینے کی ترغیب دیتے ہیں۔
عہدہ: سوسائٹی ایڈمن منیجر
مقام: اسکیم 33، کراچی
ذمہ داریاں:
سوسائٹی ایڈمن منیجر ہاؤسنگ سوسائٹی کے روزمرہ کے انتظامی امور میں اہم کردار ادا کرے گا۔ ذمہ داریوں میں شامل ہیں، لیکن ان تک محدود نہیں:
- عمومی انتظامیہ: سوسائٹی کے عمومی انتظامی امور کی نگرانی اور انتظام کرنا، کارکردگی اور قائم کردہ طریقہ کار اور پالیسیوں پر عمل درآمد کو یقینی بنانا۔ اس میں دفتری کارروائیوں، ریکارڈ کیپنگ اور عمومی خط و کتابت کا انتظام شامل ہے۔
- یوٹیلیٹی کمپنیوں کے ساتھ رابطہ کاری: مختلف یوٹیلیٹی کمپنیوں (جیسے بجلی، پانی، گیس اور ٹیلی کمیونیکیشن فراہم کنندگان) کے ساتھ بنیادی رابطہ کار کے طور پر کام کرنا اور ان کے ساتھ موثر رابطہ کاری برقرار رکھنا تاکہ سوسائٹی سے متعلق مسائل کا ازالہ کیا جا سکے، خدمات کی فراہمی میں سہولت فراہم کی جا سکے اور کسی بھی تشویش کا بروقت حل یقینی بنایا جا سکے۔
- سرکاری محکموں کے ساتھ رابطہ کاری: سوسائٹی سے متعلق معاملات کو سنبھالنے، ضوابط کی تعمیل کو یقینی بنانے اور ضروری منظوریوں اور عمل درآمد میں سہولت فراہم کرنے کے لیے متعلقہ سرکاری محکموں اور ایجنسیوں کے ساتھ مثبت تعلقات اور موثر مواصلات قائم کرنا اور برقرار رکھنا۔
- رہائشی شکایات کا ازالہ: رہائشیوں کی انتظامی پوچھ گچھ اور شکایات کے لیے رابطہ کار کے طور پر کام کرنا، پیشہ ورانہ اور شائستہ انداز میں مسائل کا بروقت اور مناسب حل یقینی بنانا۔
- ریکارڈ مینجمنٹ: سوسائٹی کے امور کا درست اور منظم ریکارڈ برقرار رکھنا، بشمول رہائشیوں کا ڈیٹا، مالیاتی لین دین (مالیاتی شعبہ کے ساتھ رابطہ کاری میں)، خط و کتابت اور میٹنگ کے منٹس۔
- سہولت کے انتظام میں رابطہ کاری: سوسائٹی کے انفراسٹرکچر، عام علاقوں اور سہولیات کی دیکھ بھال اور مرمت کو یقینی بنانے کے لیے سہولت کے انتظام کی ٹیم کے ساتھ تعاون کرنا، ان افعال سے متعلق کسی بھی انتظامی پہلو کو حل کرنا۔
- میٹنگ کوآرڈینیشن: سوسائٹی کی میٹنگوں کی تنظیم اور رابطہ کاری میں مدد کرنا، بشمول ایجنڈے تیار کرنا، نوٹس کی گردش کرنا اور منٹس ریکارڈ کرنا۔
- مواصلات کا انتظام: مختلف چینلز (مثلاً نوٹس، سرکلر، ای میل) کے ذریعے سوسائٹی کی انتظامیہ، رہائشیوں اور بیرونی اسٹیک ہولڈرز کے درمیان موثر مواصلات میں سہولت فراہم کرنا۔
- وینڈر مینجمنٹ سپورٹ: وینڈر مینجمنٹ کے انتظامی پہلوؤں میں مدد کرنا، بشمول وینڈر ریکارڈ برقرار رکھنا اور متعلقہ دستاویزات پر کارروائی کرنا۔
- تعمیل اور ریگولیٹری امور: اس بات کو یقینی بنانا کہ سوسائٹی کے انتظامی امور متعلقہ قواعد، ضوابط اور قانونی تقاضوں کے مطابق ہوں۔
- مینجمنٹ کمیٹی کو سپورٹ: سوسائٹی کی مینجمنٹ کمیٹی کو ان کے فرائض اور اقدامات کی انجام دہی میں انتظامی مدد فراہم کرنا۔
- دیگر انتظامی کام: سوسائٹی کی انتظامیہ کی طرف سے تفویض کردہ کوئی بھی دیگر انتظامی کام اور ذمہ داریاں انجام دینا۔
قابلیت:
سوسائٹی ایڈمن منیجر کی آسامی کے لیے درخواست دینے والے امیدواروں کے پاس درج ذیل قابلیت ہونی چاہیے:
- گریجویٹ، یا مساوی: کسی بھی تسلیم شدہ ادارے سے کسی بھی متعلقہ مضمون (جیسے بزنس ایڈمنسٹریشن، پبلک ایڈمنسٹریشن، مینجمنٹ یا سوشل سائنسز) میں بیچلر کی ڈگری یا مساوی قابلیت۔
تجربہ:
مثالی امیدواروں کے پاس اسی طرح کے انتظامی کام انجام دینے کا ثابت شدہ ٹریک ریکارڈ ہونا چاہیے:
- اسی طرح کے کام انجام دینے کا 5 سے 10 سال کا تجربہ: انتظامی امور کے انتظام میں کم از کم پانچ سے دس سال کا واضح تجربہ، ترجیحاً ہاؤسنگ سوسائٹی، پراپرٹی مینجمنٹ آرگنائزیشن یا کسی ایسی ہی سیٹ اپ میں جس میں بیرونی ایجنسیوں کے ساتھ رابطہ کاری اور رہائشیوں کے ساتھ تعامل شامل ہو۔
عمر:
اس آسامی کے لیے ترجیحی عمر کی حد میں کچھ لچک موجود ہے:
- 45 سے 55 سال (لچکدار): 45 سے 55 سال کی عمر کے امیدواروں کو ترجیح دی جائے گی، اگرچہ غیر معمولی طور پر اہل اور تجربہ کار امیدواروں کے لیے اوپری حد میں لچک ہو سکتی ہے۔
تنخواہ اور فوائد:
ہاؤسنگ سوسائٹی ایک مسابقتی معاوضہ پیکیج پیش کرتی ہے:
- تنخواہ: 80,000 سے 100,000 روپے/- دیگر فوائد کے ساتھ: منتخب امیدوار کو ان کی قابلیت اور تجربے کے مطابق 80,000 روپے سے 100,000 روپے تک ماہانہ تنخواہ ملے گی، اس کے علاوہ سوسائٹی کی پالیسی کے مطابق دیگر فوائد بھی حاصل ہوں گے۔
ترجیح:
ہاؤسنگ سوسائٹی بعض امیدواروں کو ترجیح دے گی:
- قانون نافذ کرنے والے اداروں کے ریٹائرڈ اہلکاروں اور قریبی رہائشیوں کو ترجیح دی جائے گی: قانون نافذ کرنے والے اداروں (جیسے پولیس، رینجرز وغیرہ) کے ریٹائرڈ اہلکار جو متعلقہ انتظامی تجربہ رکھتے ہیں اور اسکیم 33 کے قریبی رہائشیوں کو ترجیح دی جائے گی۔
درخواست دینے کا طریقہ:
دلچسپی رکھنے والے اور اہل امیدواروں سے درخواست کی جاتی ہے کہ وہ اپنی درخواستیں فوری طور پر درج ذیل ای میل ایڈریس پر بھیجیں:
- تفصیلی سی وی: ایک جامع نصابی سرگرمیاں (CV) یا ریزیومے جس میں آپ کی تعلیمی قابلیت، پیشہ ورانہ تجربہ (بشمول مخصوص کردار اور ذمہ داریاں) اور کوئی دوسری متعلقہ مہارتیں اور معلومات شامل ہوں۔
- شناختی کارڈ کی کاپی: اپنے کمپیوٹرائزڈ قومی شناختی کارڈ (CNIC) کی واضح اور پڑھنے کے قابل کاپی۔
- حالیہ تصویر: شناخت کے مقاصد کے لیے ایک حالیہ پاسپورٹ سائز تصویر۔
براہ کرم اپنی درخواست درج ذیل ای میل ایڈریس پر بھیجیں:
hiring4society@gmail.com
اہم نکات:
- براہ کرم یقینی بنائیں کہ تمام مطلوبہ دستاویزات آپ کی ای میل درخواست کے ساتھ منسلک ہوں۔ نامکمل درخواستوں پر غور نہیں کیا جائے گا۔
- اپنی ای میل کے سبجیکٹ لائن میں واضح طور پر “سوسائٹی ایڈمن منیجر” کا عہدہ درج کریں۔
- ہاؤسنگ سوسائٹی ایسے امیدواروں کی تلاش میں ہے جو جلد از جلد شامل ہو سکیں۔ لہذا، فوری درخواست کی حوصلہ افزائی کی جاتی ہے۔
- صرف شارٹ لسٹ کیے گئے امیدواروں کو سلیکشن کے عمل کے اگلے مراحل کے لیے رابطہ کیا جائے گا، جس میں انٹرویو شامل ہو سکتے ہیں۔
- ہاؤسنگ سوسائٹی میرٹ اور آسامی کی مخصوص ضروریات کی بنیاد پر حتمی انتخاب کرنے کا حق محفوظ رکھتی ہے۔
یہ ایک پختہ اور تجربہ کار انتظامی پیشہ ور کے لیے کراچی کی ایک معتبر ہاؤسنگ سوسائٹی میں ایک ذمہ دار کردار ادا کرنے کا ایک بہترین موقع ہے۔ اگر آپ قابلیت پر پورا اترتے ہیں اور مسابقتی تنخواہ اور فوائد کے ساتھ فوری افتتاحی آسامی کی تلاش میں ہیں، تو ہم آپ کی حوصلہ افزائی کرتے ہیں کہ آپ فوری طور پر درخواست دیں۔ آپ کی مہارتیں اور تجربہ سوسائٹی کے ہموار اور موثر انتظامی امور کو یقینی بنانے اور اس کے رہائشیوں کی فلاح و بہبود میں اپنا حصہ ڈالنے میں انمول ثابت ہوں گے۔