Empowering Healthcare: Bid Invitation for Pharmaceutical Suppliers through E-PADS (2025-2026)
This detailed public post serves as a comprehensive guide and an SEO-optimized announcement for the vital Invitation for Bids through E-PADS issued by the Medical Superintendent, DHQ Teaching Hospital KDA Kohat, Khyber Pakhtunkhwa. This tender represents a significant opportunity for registered pharmaceutical firms and suppliers to contribute directly to public welfare by providing essential medicines for deserving patients under the Zakat & Bait Ul Mal Fund for the fiscal year 2025-2026.
The procurement will be conducted transparently through the E-Pak Acquisition and Disposal System (E-PADS), ensuring fair competition and adherence to the Khyber Pakhtunkhwa Public Procurement Regulatory Authority (KPPRA) Rules 2014. Prospective bidders are urged to review the eligibility criteria and the unique requirement of quoting the highest possible discount rate on the maximum retail price (MRP).
Key SEO Keywords (English): DHQ Hospital Kohat Tender 2025, Zakat Fund Medicine Tender KPK, E-PADS Pharmaceutical Bids, Drug Sale License Tenders Kohat, KDA Kohat Hospital Procurement, Government Medicine Supply Tender Pakistan.
English Section: Detailed Tender Analysis and Public Impact
1. The Noble Cause: Zakat & Bait Ul Mal Procurement
The objective of this procurement transcends a routine transaction. The medicines procured through this tender are specifically funded by the Zakat & Bait Ul Mal Fund, ensuring that financially underprivileged patients receiving care at the DHQ Teaching Hospital Kohat have uninterrupted access to necessary medications. Participation in this tender is therefore not just a business opportunity, but a chance to engage in a high-impact social responsibility initiative.
The procurement process is specifically governed by KPPRA S.R.O. (23)/Vol: 1-34/2024-25 dated March 24, 2025, ensuring strict compliance with all provincial regulations regarding public health tenders.
Core Procurement Item:
| Sr. | Description | Bid Security |
| 1. | Local Purchase of Medicines Under Zakat & Bait Ul Mal Fund | Rs. 100,000/- |
This single-lot tender covers a wide range of essential medicines. Bidders should refer to the detailed E-Bidding documents for the exact list, quantities, and specifications.
2. Mandatory Eligibility Criteria for Suppliers
To ensure the integrity and quality of the pharmaceutical supply chain, the DHQ Hospital Kohat has laid out stringent eligibility requirements. Firms not meeting these criteria will have their bids deemed non-responsive.
- Tax Registration: The supplier must be registered with the Income Tax and Sales Tax Department. Active Taxpayer Status (ATL) of FBR is highly recommended and usually mandatory for government contracts.
- Valid Drug Sale License: The firm must possess a valid Drug Sale License under the Khyber Pakhtunkhwa Drug Sale Rules 1982 (as amended in 2017). This is non-negotiable, as it confirms compliance with critical health and safety standards.
- KPPRA Compliance: Bidders must be fully registered and compliant with all relevant rules and regulations of the KPPRA.
3. The E-Bidding Process (E-PADS) and Discount Mechanism
This tender utilizes the modern E-PADS (E-Pak Acquisition and Disposal System) platform, providing a transparent, digitized, and efficient bidding experience. Manual bids are explicitly NOT accepted.
A. E-Bidding Submission:
- Document Availability: E-Bidding documents containing detailed terms, conditions, and specifications are available for registered bidders on E-PADS at
https://eprocure.gov.pk. - Electronic Submission: Bids, prepared in accordance with the instructions, must be submitted using E-PADS on or before October 15, 2025, till 11:00 AM.
- Bid Opening: Electronic Bids will be opened shortly thereafter, on the same day, at 11:30 AM.
B. Dual Submission Requirement (Electronic & Physical):
While the bid documents are uploaded electronically, the Bid Security requires a physical component:
- Upload Scanned Copies: Scanned copies of the Bid Security and all other required documents must be uploaded through E-PADS.
- Physical Submission: The original Bid Security in the form of a Call Deposit Receipt (CDR) or Deposit Receipt must be physically submitted in the office of the Medical Superintendent, DHQ Teaching Hospital KDA Kohat, before the closing time for submission of the e-bid. Failure to submit the original security physically will lead to bid rejection.
C. The Critical Discount Rate Mechanism:
Bidders are not merely asked to quote a price, but a discount rate. This is a specific requirement designed to maximize the value derived from the Zakat funds.
- Requirement: Bidders are required to quote the highest possible discount rate on MRP (Maximum Retail Price) for the medicines. The highest discount rate offered will be a major factor in the financial evaluation.
4. Special Mandatory Conditions for the Successful Bidder
The successful vendor will be obligated to fulfill a major commitment to local patient access, demonstrating the hospital’s focus on service delivery:
- Establishment of Pharmacy: The successful bidder shall establish a full pledge pharmacy near the DHQ Teaching Hospital premises. This is to ensure easy accessibility of medicines to patients. This condition transforms the tender from a mere supply contract into a long-term partnership in patient care.
- Validity of Offer: The approved rates will remain valid until June 30, 2026, in accordance with KPPRA Rule 31 (A) pertaining to framework contracts/agreements. This provides stability in medicine pricing for the entire fiscal year.
5. Contact Address and Authority Details
All physical submissions of the Bid Security (CDR/Deposit Receipt) and official correspondence must be directed to the following address:
Physical Submission and Correspondence Address:
Office of the Medical Superintendent
DHQ Teaching Hospital KDA Kohat, Khyber Pakhtunkhwa, Pakistan
Procuring Authority:
DR. NAEEM SHAH, Medical Superintendent
DHQ Teaching Hospital Kohat – Khyber Pakhtunkhwa
اردو سیکشن: ڈی ایچ کیو ٹیچنگ ہسپتال کوہاٹ کے لیے زکوٰۃ و بیت المال فنڈ کے تحت ادویات کی خریداری
صحت کی دیکھ بھال کو بااختیار بنانا: ای-پی اے ڈی ایس کے ذریعے فارماسیوٹیکل سپلائرز کے لیے بولی کی دعوت (2025-2026)
یہ تفصیلی عوامی پوسٹ میڈیکل سپرنٹنڈنٹ، ڈی ایچ کیو ٹیچنگ ہسپتال کے ڈی اے کوہاٹ، خیبر پختونخوا کی طرف سے جاری کردہ ای-پی اے ڈی ایس کے ذریعے بولی کی دعوت کے لیے ایک لازمی رہنمائی اور ایس ای او-آپٹمائزڈ اعلان کے طور پر پیش کی جا رہی ہے۔ یہ ٹینڈر رجسٹرڈ فارماسیوٹیکل فرموں اور سپلائرز کے لیے ایک اہم موقع ہے کہ وہ مالی سال 2025-2026 کے لیے مستحق مریضوں کو زکوٰۃ و بیت المال فنڈ کے تحت ضروری ادویات فراہم کر کے براہ راست عوامی فلاح و بہبود میں حصہ لیں۔
یہ خریداری شفاف طریقے سے ای-پی اے ڈی ایس (ای-پاک ایکوزیشن اینڈ ڈسپوزل سسٹم) کے ذریعے کی جائے گی، جو مسابقتی اور منصفانہ عمل کو یقینی بنائے گی۔ خواہشمند بولی دہندگان پر زور دیا جاتا ہے کہ وہ اہلیت کا معیار اور زیادہ سے زیادہ خوردہ قیمت (MRP) پر زیادہ سے زیادہ ممکنہ رعایت کی شرح کوٹ کرنے کی منفرد شرط کا بغور جائزہ لیں۔
کلیدی ایس ای او الفاظ (اردو): ڈی ایچ کیو ہسپتال کوہاٹ ٹینڈر 2025، زکوٰۃ فنڈ میڈیسن ٹینڈر کے پی کے، ای-پی اے ڈی ایس فارماسیوٹیکل بولیاں، ڈرگ سیل لائسنس ٹینڈرز کوہاٹ، کے ڈی اے کوہاٹ ہسپتال خریداری، سرکاری ادویات کی فراہمی ٹینڈر پاکستان۔
6. نیک مقصد: زکوٰۃ و بیت المال کے تحت خریداری
اس خریداری کا مقصد ایک روایتی لین دین سے بالاتر ہے۔ اس ٹینڈر کے ذریعے خریدی جانے والی ادویات کو خاص طور پر زکوٰۃ و بیت المال فنڈ کے ذریعے فنڈ فراہم کیا جاتا ہے، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ ڈی ایچ کیو ٹیچنگ ہسپتال کوہاٹ میں زیر علاج مالی طور پر کمزور مریضوں کو ضروری ادویات تک بلا تعطل رسائی حاصل ہو۔ لہذا، اس ٹینڈر میں شرکت نہ صرف ایک کاروباری موقع ہے بلکہ ایک اعلیٰ اثر والی سماجی ذمہ داری کے اقدام میں شامل ہونے کا موقع بھی ہے۔
خریداری کا عمل خاص طور پر کے پی پی آر اے ایس آر او (23)/جلد: 1-34/2024-25 مورخہ 24 مارچ 2025 کے ذریعے کنٹرول کیا جاتا ہے، جو عوامی صحت کے ٹینڈرز سے متعلق تمام صوبائی ضوابط کی سختی سے تعمیل کو یقینی بناتا ہے۔
اہم خریداری کی چیز:
| سیریل نمبر | تفصیل | بولی سیکیورٹی |
| 1. | زکوٰۃ و بیت المال فنڈ کے تحت ادویات کی مقامی خریداری | 1,00,000/- روپے |
یہ سنگل لاٹ ٹینڈر ضروری ادویات کی ایک وسیع رینج کا احاطہ کرتا ہے۔ بولی دہندگان کو صحیح فہرست، مقدار، اور وضاحتوں کے لیے تفصیلی ای-بولی دستاویزات کا حوالہ دینا چاہیے۔
7. سپلائرز کے لیے لازمی اہلیت کا معیار
فارماسیوٹیکل سپلائی چین کی سالمیت اور معیار کو یقینی بنانے کے لیے، ڈی ایچ کیو ہسپتال کوہاٹ نے سخت اہلیت کے تقاضے رکھے ہیں۔ جو فرمیں ان معیاروں پر پورا نہیں اتریں گی، ان کی بولیوں کو غیر جوابدہ سمجھا جائے گا۔
- ٹیکس رجسٹریشن: سپلائر کو انکم ٹیکس اور سیلز ٹیکس ڈپارٹمنٹ کے ساتھ رجسٹرڈ ہونا ضروری ہے۔ فعال ٹیکس دہندہ کی حیثیت (ATL) کی سفارش کی جاتی ہے اور سرکاری معاہدوں کے لیے عام طور پر لازمی ہوتا ہے۔
- درست ڈرگ سیل لائسنس: فرم کے پاس خیبر پختونخوا ڈرگ سیل رولز 1982 (جیسا کہ 2017 میں ترمیم کی گئی) کے تحت ایک درست ڈرگ سیل لائسنس ہونا ضروری ہے۔ یہ غیر گفت و شنید ہے، کیونکہ یہ صحت اور حفاظت کے اہم معیاروں کی تعمیل کی تصدیق کرتا ہے۔
- کے پی پی آر اے کی تعمیل: بولی دہندگان کو کے پی پی آر اے کے تمام متعلقہ قواعد و ضوابط کے ساتھ مکمل طور پر رجسٹرڈ اور مطابق ہونا ضروری ہے۔
8. ای-بولی کا عمل (ای-پی اے ڈی ایس) اور ڈسکاؤنٹ میکانزم
یہ ٹینڈر جدید ای-پی اے ڈی ایس (ای-پاک ایکوزیشن اینڈ ڈسپوزل سسٹم) پلیٹ فارم کا استعمال کرتا ہے، جو ایک شفاف، ڈیجیٹائزڈ، اور موثر بولی کا تجربہ فراہم کرتا ہے۔ دستی بولیوں کو واضح طور پر قبول نہیں کیا جائے گا۔
الف. ای-بولی جمع کرانا:
- دستاویز کی دستیابی: تفصیلی شرائط، ضوابط، اور وضاحتوں پر مشتمل ای-بولی دستاویزات رجسٹرڈ بولی دہندگان کے لیے ای-پی اے ڈی ایس پر
https://eprocure.gov.pkپر دستیاب ہیں۔ - الیکٹرانک جمع کرانا: ہدایات کے مطابق تیار کردہ بولیاں ای-پی اے ڈی ایس کا استعمال کرتے ہوئے 15 اکتوبر 2025، صبح 11:00 بجے تک جمع کرائی جانی چاہئیں۔
- بولی کھولنا: الیکٹرانک بولیاں اسی دن، صبح 11:30 بجے کھولی جائیں گی۔
ب. دوہری جمع کرانے کی شرط (الیکٹرانک اور فزیکل):
جبکہ بولی کی دستاویزات الیکٹرانک طور پر اپ لوڈ کی جاتی ہیں، بولی سیکیورٹی کے لیے ایک فزیکل جزو درکار ہے:
- سکین شدہ کاپیاں اپ لوڈ کریں: بولی سیکیورٹی اور دیگر تمام مطلوبہ دستاویزات کی سکین شدہ کاپیاں ای-پی اے ڈی ایس کے ذریعے اپ لوڈ کی جانی چاہئیں۔
- فزیکل جمع کرانا: اصل بولی سیکیورٹی کال ڈپازٹ رسید (CDR) یا ڈپازٹ رسید کی صورت میں میڈیکل سپرنٹنڈنٹ، ڈی ایچ کیو ٹیچنگ ہسپتال کے ڈی اے کوہاٹ کے دفتر میں ای-بولی جمع کرانے کے اختتامی وقت سے پہلے فزیکل طور پر جمع کرائی جانی چاہیے۔ اصل سیکیورٹی کو فزیکل طور پر جمع کرانے میں ناکامی بولی کو مسترد کر دے گی۔
ج. اہم ڈسکاؤنٹ ریٹ میکانزم:
بولی دہندگان سے صرف قیمت کوٹ کرنے کے لیے نہیں کہا جاتا، بلکہ ایک رعایت کی شرح کوٹ کرنے کے لیے کہا جاتا ہے۔ یہ ایک مخصوص شرط ہے جو زکوٰۃ کے فنڈز سے حاصل ہونے والی قیمت کو زیادہ سے زیادہ کرنے کے لیے ڈیزائن کی گئی ہے:
- شرط: بولی دہندگان کو ادویات کے لیے ایم آر پی (زیادہ سے زیادہ خوردہ قیمت) پر زیادہ سے زیادہ ممکنہ رعایت کی شرح کوٹ کرنے کی ضرورت ہے۔ پیش کردہ سب سے زیادہ رعایت کی شرح مالی تشخیص میں ایک بڑا عنصر ہوگی۔
9. کامیاب بولی دہندہ کے لیے خصوصی لازمی شرائط
کامیاب وینڈر مقامی مریضوں تک رسائی کے لیے ایک بڑے عزم کو پورا کرنے کا پابند ہوگا، جو سروس کی فراہمی پر ہسپتال کی توجہ کو ظاہر کرتا ہے:
- فارمیسی کا قیام: کامیاب بولی دہندہ ڈی ایچ کیو ٹیچنگ ہسپتال کے احاطے کے قریب ایک مکمل فارمیسی قائم کرے گا۔ یہ مریضوں کو ادویات تک آسان رسائی کو یقینی بنانے کے لیے ہے۔ یہ شرط ٹینڈر کو محض ایک سپلائی معاہدے سے مریضوں کی دیکھ بھال میں ایک طویل مدتی شراکت داری میں بدل دیتی ہے۔
- پیشکش کی میعاد: منظور شدہ ریٹ 30 جون 2026 تک درست رہیں گے، جو فریم ورک معاہدوں سے متعلق کے پی پی آر اے رول 31 (اے) کے مطابق ہے۔ یہ پورے مالی سال کے لیے ادویات کی قیمتوں میں استحکام فراہم کرتا ہے۔
Frequently Asked Questions (FAQs) – اکثر پوچھے جانے والے سوالات
| Q & A (English) | سوال و جواب (اردو) |
| Q1: What is the last date and time for E-bid submission? | س1: ای-بولی جمع کرانے کی آخری تاریخ اور وقت کیا ہے؟ |
| A1: The deadline is October 15, 2025, till 11:00 AM. Manual bids are not accepted. | ج1: آخری تاریخ 15 اکتوبر 2025، صبح 11:00 بجے تک ہے۔ دستی بولیاں قبول نہیں کی جائیں گی۔ |
| Q2: Where can I download the bidding documents? | س2: میں بولی دستاویزات کہاں سے ڈاؤن لوڈ کر سکتا ہوں؟ |
A2: E-Bidding documents are available on the official EPADS portal: https://eprocure.gov.pk. | ج2: ای-بولی دستاویزات سرکاری ای-پی اے ڈی ایس پورٹل پر دستیاب ہیں: https://eprocure.gov.pk۔ |
| Q3: What documents are required for eligibility? | س3: اہلیت کے لیے کون سے دستاویزات درکار ہیں؟ |
| A3: Registration with Income Tax, Sales Tax, and a valid Drug Sale License under KPK Drug Sale Rules 1982. | ج3: انکم ٹیکس، سیلز ٹیکس کے ساتھ رجسٹریشن، اور کے پی کے ڈرگ سیل رولز 1982 کے تحت ایک درست ڈرگ سیل لائسنس۔ |
| Q4: Is the physical submission of Bid Security mandatory? | س4: کیا بولی سیکیورٹی کا فزیکل جمع کرانا لازمی ہے؟ |
| A4: Yes. The original CDR or Deposit Receipt must be physically submitted to the Medical Superintendent’s office before the closing time. | ج4: جی ہاں۔ اصل سی ڈی آر یا ڈپازٹ رسید کو اختتامی وقت سے پہلے میڈیکل سپرنٹنڈنٹ کے دفتر میں فزیکل طور پر جمع کرانا ضروری ہے۔ |
| Q5: What is the main condition for pricing? | س5: قیمتوں کے لیے اہم شرط کیا ہے؟ |
| A5: Bidders must quote the highest possible discount rate on the MRP (Maximum Retail Price) for the medicines. | ج5: بولی دہندگان کو ادویات کی ایم آر پی (زیادہ سے زیادہ خوردہ قیمت) پر زیادہ سے زیادہ ممکنہ رعایت کی شرح کوٹ کرنی ہوگی۔ |
| Q6: What is the obligation after winning the tender? | س6: ٹینڈر جیتنے کے بعد کیا ذمہ داری ہے؟ |
| A6: The successful bidder must establish a full pledge pharmacy near the DHQ Teaching Hospital Kohat premises to ensure easy patient access to medicines. | ج6: کامیاب بولی دہندہ کو مریضوں کو ادویات تک آسان رسائی کو یقینی بنانے کے لیے ڈی ایچ کیو ٹیچنگ ہسپتال کوہاٹ کے احاطے کے قریب ایک مکمل فارمیسی قائم کرنا ضروری ہے۔ |
Final Call to Action (English & Urdu)
This is a critical e-bidding opportunity for the pharmaceutical industry to engage in a highly regulated and socially impactful government contract in Khyber Pakhtunkhwa. The clear mandate is “ZERO TOLERANCE TO CORRUPTION,” ensuring a fair process under KPPRA rules. Ensure all eligibility criteria, particularly the valid Drug Sale License and Tax Registration, are met.
Prepare your bids to offer the maximum possible discount rate and submit your electronic bid on E-PADS and your original Rs. 100,000/- Bid Security physically before the strict deadline of October 15, 2025, at 11:00 AM.
حتمی اپیل (اردو): یہ فارماسیوٹیکل صنعت کے لیے خیبر پختونخوا میں ایک اعلیٰ ریگولیٹڈ اور سماجی طور پر بااثر سرکاری معاہدے میں شامل ہونے کا ایک اہم ای-بولی کا موقع ہے۔ واضح مینڈیٹ “بدعنوانی پر زیرو ٹالرینس” ہے، جو کے پی پی آر اے کے قواعد کے تحت ایک منصفانہ عمل کو یقینی بناتا ہے۔ یقینی بنائیں کہ تمام اہلیت کا معیار، خاص طور پر درست ڈرگ سیل لائسنس اور ٹیکس رجسٹریشن، پورا کیا گیا ہے۔
اپنی بولیوں کو زیادہ سے زیادہ ممکنہ رعایت کی شرح پیش کرنے کے لیے تیار کریں اور اپنی الیکٹرانک بولی ای-پی اے ڈی ایس پر اور اپنی اصل 1,00,000/- روپے کی بولی سیکیورٹی کو 15 اکتوبر 2025، صبح 11:00 بجے کی سخت ڈیڈ لائن سے پہلے فزیکل طور پر جمع کرائیں۔
Contact Address for Bid Submission and Correspondence
Physical Submission of Bid Security (Original CDR/Deposit Receipt) and Official Correspondence:
Office of the Medical Superintendent
DHQ Teaching Hospital KDA Kohat, Khyber Pakhtunkhwa, Pakistan
Procuring Authority:
DR. NAEEM SHAH, Medical Superintendent
DHQ Teaching Hospital Kohat – Khyber Pakhtunkhwa
Online Submission Portal (E-Bids Only):